Datum: [Datum události]
Umístění: [Rezervovaný sál]
Cíl:Uspořádat a uskutečnit úspěšný večerní taneční koncert, který získá finanční prostředky pro místní charitu.
Rozsah:Toto prohlášení o rozsahu nastiňuje primární aspekty koncertu s večeří, včetně následujících klíčových prvků:
1. Místo konání:
Zajistěte a zajistěte užívání vyhrazeného sálu, který pojme až 60 hostů (30 párů).
Zajistěte vhodné uspořádání sedadel, dekorace a osvětlení, abyste vytvořili příjemnou atmosféru pro hosty.
2. Jazzová kombinace:
Najměte si profesionální jazzové kombo s [Uveďte číslo] zkušenými hudebníky.
Spolupracujte s hudebníky, abyste připravili poutavý a pestrý hudební repertoár vhodný pro danou událost.
Koordinujte nastavení zvuku a osvětlení, abyste zajistili optimální audiovizuální zážitek.
3. Večeře:
Zajistěte cateringové služby, které hostům během akce zajistí delikátní menu.
Zajistěte dostupnost různých možností stravování, aby vyhovovaly dietním preferencím.
Koordinujte obsluhující personál, aby zajistil efektivní obsluhu jídla a nápojů po celou dobu akce.
4. Fundraising:
Vyvíjet a provádět fundraisingové strategie, včetně prodeje vstupenek, sponzorství a tichých aukcí během akce.
Spolupracujte s charitativní organizací na stanovení cílů fundraisingu a přidělte výtěžek přiměřeně.
5. Marketing a propagace:
Vytvářejte propagační materiály, jako jsou plakáty, digitální pozvánky a příspěvky na sociálních sítích, abyste mohli událost efektivně propagovat.
Uspořádejte kampaň pro styk s veřejností, abyste přilákali pozornost médií a zvýšili povědomí o události a jejím charitativním záměru.
6. Program akce:
Naplánujte si komplexní program akce, který zahrnuje dobu trvání koncertu, večeři a fundraisingové aktivity.
Přidělte každému segmentu konkrétní časové úseky, čímž zajistíte hladký a příjemný průběh události.
7. Personální obsazení:
Přidělte pracovníky managementu události, dobrovolníky a bezpečnostní personál, abyste zajistili hladký průběh akce.
Přidělte každému zaměstnanci jasné role a odpovědnosti, abyste zajistili efektivní koordinaci během celé akce.
8. Správa rozpočtu:
Sestavte rozpočet a finanční plán akce, včetně výdajů na pronájem místa, jazzové kombo, catering, marketing a další související náklady.
Monitorujte a spravujte rozpočet efektivně, abyste zajistili, že výdaje nepřekročí přidělené finanční prostředky.
9. Soulad:
Získejte potřebná povolení, licence a pojistné krytí pro akci
Dodržujte všechny místní, státní a federální zákony a předpisy týkající se organizace a provedení akce,
10. Hodnocení a podávání zpráv:
Proveďte vyhodnocení po akci, abyste posoudili úspěch a dopad koncertu, včetně výsledků fundraisingu a zpětné vazby od hostů a sponzorů.
Připravte podrobné zprávy a finanční výkazy pro charitativní organizaci, abyste zajistili transparentnost a odpovědnost.
11. Řízení rizik:
Identifikujte možná rizika a vypracujte pohotovostní plány ke zmírnění jakýchkoli problémů, které mohou během akce nastat, včetně povětrnostních podmínek, technických závad nebo nepředvídaných okolností.
12. Udržitelnost: **
Zahrňte do plánování akcí udržitelné postupy, jako je používání ekologických materiálů, minimalizace odpadu a darování zbytků jídla místním organizacím.
Výjimky:Večerní taneční koncert nezahrnuje následující aspekty:
1. Doprava pro hosty.
2. Ubytování pro hosty mimo město.
3. Dárky nebo upomínkové předměty pro hosty.
Předpoklady:Prohlášení o rozsahu je založeno na následujících předpokladech:
1. Rezervovaný sál je k dispozici a přístupný v den konání akce.
2. Jazzové kombo a cateringové společnosti budou poskytovat své služby podle dohodnutých podmínek.
3. Fundraisingové aktivity budou probíhat v souladu s místními zákony a předpisy.
Schválení:Toto prohlášení o rozsahu vyžaduje schválení následujících zúčastněných stran:
1. Organizátor události.
2. Jazzová kombinace.
3. Poskytovatel stravovacích služeb.
4. Charitativní organizace.
5. Správa místa konání (pokud je to možné).
Dodávky:V rámci akce budou vyrobeny následující položky:
1. Program akce.
2. Zpráva o fundraisingu.
3. Zpráva o hodnocení po události.
4. Účetní závěrka.
Komunikace:Během procesu plánování události bude udržována pravidelná komunikace se všemi zúčastněnými stranami, včetně zpráv o průběhu, aktualizací a koordinace.
Toto prohlášení o rozsahu slouží jako komplexní průvodce pro organizaci a realizaci večerního tanečního koncertu pro místní charitu. Sledováním tohoto dokumentu se organizátoři akce snaží vytvořit úspěšnou a působivou fundraisingovou akci, která pozitivně přispěje komunitě.**