Získejte její kontaktní údaje . To lze nalézt online prostřednictvím různých zdrojů, jako jsou veřejné záznamy, platformy sociálních médií nebo prostřednictvím vzájemných spojení.
Rozhodněte o účelu a obsahu své zprávy . Jasně popište důvod vaší korespondence a ujistěte se, že vaše zpráva je stručná, relevantní a uctivá.
Vyberte vhodný komunikační kanál . Rozhodněte se, zda napíšete dopis nebo pošlete e-mail. Pokud se rozhodnete poslat fyzický dopis, ujistěte se, že máte správnou poštovní adresu. Pokud posíláte e-mail, použijte profesionální e-mailovou adresu a předmět.
Oslovte svou zprávu formálně . Dopis nebo e-mail začněte formálním pozdravem, například „Vážený Dr. Bishope“ nebo „Vážený profesore Bishope“. Pokud si nejste jisti jejím titulem nebo čestným titulem, je nejlepší mýlit se na straně formality a použít nejvyšší akademický nebo profesní titul, který najdete.
Uveďte účel svého dopisu nebo e-mailu jasně a stručně . Vysvětlete, proč jí píšete a čeho chcete dosáhnout. Buďte konkrétní a k věci, vyhněte se zbytečným podrobnostem nebo irelevantním informacím.
V celém dopise nebo e-mailu udržujte profesionální tón . Vyhněte se používání neformálního jazyka, slangu nebo hovorových výrazů. Pamatujte, že se jedná o formální korespondenci a měla by odrážet vaši úctu k příjemci.
Před odesláním si zprávu pečlivě přečtěte . Ujistěte se, že nejsou žádné chyby v gramatice, pravopisu nebo interpunkci. Je vhodné, aby vaši zprávu před odesláním zkontroloval někdo jiný, zda je správná a jasná.
Zahrňte všechny relevantní přílohy . Pokud přidáváte další dokumenty nebo přílohy, jako je životopis, portfolio nebo návrh výzkumu, jasně uveďte, co to je a proč je přidáváte.
Buďte zdvořilí a vyjadřujte vděčnost . Poděkujte jí za její čas a pozornost a vyjádřete své uznání za jakoukoli pomoc nebo informace, které může poskytnout.
Pošlete dopis nebo e-mail pomocí zvoleného komunikačního kanálu . Před odesláním zprávy se ujistěte, že máte správnou e-mailovou nebo poštovní adresu. Uchovejte si záznam o korespondenci pro vaši potřebu, jako je kopie e-mailu nebo koncept dopisu.