Diktografy fungují tak, že převádějí zvukové vlny na elektrické signály. Mikrofon převádí zvukové vlny na elektrický signál, který je poté zesílen zesilovačem. Zesílený signál je pak přenášen do reproduktoru nebo záznamového zařízení. Reproduktor převádí elektrický signál zpět na zvukové vlny, zatímco záznamové zařízení ukládá signál pro pozdější přehrávání.
Diktografy lze použít k poslechu rozhovorů osobně nebo po telefonu. Lze je také použít k nahrávání konverzací nebo okolních zvuků pro pozdější analýzu. Diktografy jsou často ukryty v každodenních předmětech, jako jsou pera, hodinky nebo knihy, aby se zabránilo odhalení.
Diktografy jsou mocné nástroje, které lze použít pro různé účely. Je však důležité používat diktografy legálně a eticky. Diktografy by měly být používány pouze se souhlasem všech zúčastněných stran a nikdy by neměly být použity k narušení něčího soukromí.