Správa elektronických záznamů (ERM) nabízí organizacím širokou škálu výhod, včetně:
1. Zlepšená efektivita a produktivita: Systémy ERM automatizují mnoho úkolů spojených se správou záznamů, jako je archivace, indexování a vyhledávání, což může zaměstnancům umožnit soustředit se na jiné důležitější úkoly. Kromě toho mohou systémy ERM pomoci organizacím zefektivnit jejich obchodní procesy snížením potřeby papírových záznamů.
2. Vylepšené zabezpečení: Systémy ERM mohou pomoci chránit citlivé informace před neoprávněným přístupem, úpravou nebo zničením. To je důležité pro organizace, které podléhají předpisům o ochraně osobních údajů nebo které prostě chtějí chránit své důvěrné informace.
3. Snížené náklady: Systémy ERM mohou organizacím pomoci snížit náklady spojené se správou záznamů, jako jsou náklady na skladování, papír a mzdové náklady. Kromě toho mohou ERM systémy pomoci organizacím vyhnout se nákladům spojeným se ztrátou nebo poškozením záznamů.
4. Lepší soulad: Systémy ERM mohou organizacím pomoci dodržovat průmyslové předpisy a standardy, které vyžadují řádnou správu záznamů. To může organizacím pomoci vyhnout se pokutám a sankcím a chránit je před právní odpovědností.
5. Zvýšená transparentnost a odpovědnost: Systémy ERM mohou pomoci zlepšit transparentnost a odpovědnost v rámci organizací tím, že poskytují jasný záznam o tom, kdo k záznamům přistupoval, kdo je upravil nebo odstranil. To může pomoci předcházet podvodům a může usnadnit vyšetřování bezpečnostních incidentů.
6. Vylepšené rozhodování: Systémy ERM mohou organizacím pomoci lépe se rozhodovat tím, že jim poskytnou snadný přístup k informacím, které potřebují. To může organizacím pomoci identifikovat trendy, odhalit problémy a činit informovanější rozhodnutí.
7. Vylepšený zákaznický servis: Systémy ERM mohou organizacím pomoci poskytovat lepší služby zákazníkům tím, že jim usnadňují nalezení informací, které potřebují k pomoci zákazníkům. To může pomoci zkrátit čekací doby zákazníků a zlepšit jejich spokojenost.
8. Vylepšená spolupráce: Systémy ERM mohou organizacím pomoci zlepšit spolupráci tím, že zaměstnancům usnadní sdílení informací. To může organizacím pomoci rozložit sila a zlepšit týmovou práci.
9. Zvýšená inovace: Systémy ERM mohou organizacím pomoci podporovat inovace tím, že zaměstnancům poskytují informace, které potřebují, aby mohli přicházet s novými nápady. To může organizacím pomoci udržet si náskok před konkurencí a rozvíjet své podnikání.
10. Vylepšená udržitelnost: Systémy ERM mohou organizacím pomoci snížit dopad na životní prostředí snížením potřeby papíru a dalších materiálů. To může organizacím pomoci šetřit přírodní zdroje a snížit jejich uhlíkovou stopu.