1. Administrativní úkoly:
- Spravujte a udržujte kancelářské záznamy, soubory a dokumenty.
- Vyřizování korespondence, včetně příjmu, třídění a distribuce příchozí pošty a přípravy odchozí pošty a zpráv.
- Poskytovat administrativní podporu vyšším úředníkům a dalším zaměstnancům.
- Pomoc při organizování setkání, workshopů a školení.
2. Úřednické povinnosti:
- Zadávat a zpracovávat data do počítačových systémů, zajistit přesnost a efektivitu.
- Připravte prezentace, zprávy, tabulky a další dokumenty pomocí kancelářského softwaru.
- Zvládnout zadávání dat, zpracování dat a úlohy správy dat.
- Podle potřeby udržovat a aktualizovat databáze a záznamy.
3. Komunikace a koordinace:
- Komunikujte se zúčastněnými stranami, včetně pojistníků, zaměstnavatelů, příjemců a vládních úředníků, s cílem poskytovat informace a řešit dotazy.
- Odpovídejte na telefonáty, e-maily a písemnou korespondenci včas a profesionálně.
- Udržujte efektivní komunikaci s ostatními odděleními a pobočkami v rámci ESIC pro usnadnění koordinace a spolupráce.
4. Obecné podpůrné funkce:
- Poskytování pomoci v procesu zadávání zakázek, jako je získávání nabídek, zadávání objednávek a sledování dodávek.
- Správa zásob a kancelářských potřeb, zajištění hladkého fungování každodenních operací.
- Zvládněte základní účetní úkoly, jako je zpracování plateb a příprava faktur.
- Pomoc při správě různých programů a výhod poskytovaných ESIC.
5. Služba zákazníkům:
- Řešit dotazy a stížnosti zákazníků, poskytovat přesné informace a pomáhat jim s jejich transakcemi.
- Reagovat na požadavky zákazníků a zajistit včasné řešení problémů.
- Udržujte důvěrnost a chraňte citlivé informace týkající se zaměstnanců a zaměstnavatelů.
Celkově hraje Multi Tasking Staff v ESIC zásadní roli při podpoře každodenních operací organizace efektivním řízením administrativních, administrativních a obecných podpůrných úkolů. Jejich příspěvek zajišťuje hladkou komunikaci, koordinaci a zákaznický servis, čímž podporuje dosažení cílů a záměrů ESIC.