Když situace vyžaduje formalitu nebo odstup:
* Formální příležitosti: Prezentace výzkumného článku na konferenci, předání obchodního návrhu klientovi, projev k velkému publiku. V těchto scénářích může být vhodnější formálnější způsob komunikace, jako je písemný dokument nebo prezentace.
* Citlivá nebo důvěrná témata: Projednávání osobních problémů, důvěrných informací nebo citlivých záležitostí, jako je ukončení pracovního poměru, disciplinární opatření nebo stížnosti. V těchto situacích může být vhodnější e-mail nebo telefonní hovor, aby bylo možné vytvořit soukromější a kontrolovanější prostředí.
* Zeměpisná vzdálenost: Pokud se zúčastnění lidé nacházejí v různých městech nebo zemích, komunikace tváří v tvář může být nepraktická nebo nemožná. Lepší alternativou mohou být videokonference nebo telefonní hovory.
Když je potřeba dokumentace nebo vedení záznamů:
* Právní nebo smluvní záležitosti: Smlouvy, dohody, oficiální stížnosti nebo jakákoli situace vyžadující dokumentaci a právní ověření. Pro vytvoření záznamu a zamezení nedorozumění je vhodnější písemná komunikace.
* Formální požadavky nebo oznámení: Oznámení společnosti, oficiální zásady nebo žádosti o informace je lepší sdělovat písemně, aby byla zajištěna srozumitelnost, konzistentnost a správná dokumentace.
Když existuje riziko konfliktu nebo emoční eskalace:
* Rozzlobené nebo emocionální situace: Když jsou emoce nabité, komunikace tváří v tvář může situaci eskalovat. Písemná zpráva nebo telefonní hovor může být vhodnější, aby poskytl čas na rozmyšlenou a klidnou diskusi.
* Obtížné konverzace: Sdělovat špatné zprávy, poskytovat negativní zpětnou vazbu nebo diskutovat o citlivých tématech. Nejlepší je důkladně se připravit a zvolit komunikační kanál, který umožňuje kontrolovanější a profesionálnější prostředí.
Další faktory ke zvážení:
* Přístupnost: Komunikace tváří v tvář nemusí být dostupná pro každého, zejména pro osoby se zdravotním postižením, zrakově postižené nebo ty, kteří mají potíže s mluvením.
* Časová omezení: Komunikace tváří v tvář může být časově náročná, zejména pokud jde o plánování a cestování. E-mail, rychlé zprávy nebo telefonní hovory mohou být pro rychlou komunikaci efektivnější.
Nejlepší způsob komunikace nakonec závisí na konkrétní situaci. Při rozhodování, zda je komunikace tváří v tvář vhodná, je důležité vzít v úvahu kontext, sdělení a publikum.